Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR")

1. Di cosa parla questa informativa

I-Privia è una piattaforma di intelligenza artificiale per le aziende, fornita da Perselya S.r.l. Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo quando usi I-Privia, perché, per quanto tempo e quali diritti hai.

Ci sono due ruoli diversi, a seconda dei dati:

Per i contenuti, quindi, il riferimento principale è l'informativa della tua azienda: Perselya li tratta solo per suo conto e secondo le sue istruzioni.

2. Titolare del trattamento

Perselya S.r.l., sede legale in Via Aldo Moro 4, 20017 Rho (MI), Italia. P.IVA [DA COMPLETARE]. Contatto per la privacy: [DA COMPLETARE: es. privacy@perselya.it]. PEC: [DA COMPLETARE].

Responsabile della protezione dei dati (DPO): [DA VERIFICARE CON IL LEGALE: designazione non obbligatoria per l'attuale attività; indicare eventuale nominativo].

3. Quali dati trattiamo (come titolare)

• Dati dell'account: nome, indirizzo email, ruolo nell'organizzazione, azienda di appartenenza.
• Credenziali: la password è conservata solo in forma cifrata non reversibile (PBKDF2-SHA256); il segreto della verifica in due passaggi è cifrato (AES-GCM).
• Dati di sicurezza e di utilizzo: data e ora degli accessi, tentativi falliti, sessioni attive, indirizzo IP usato per limitare i tentativi di accesso, registro delle attività (audit) con identificativi di utenti e oggetti, non i contenuti.
• Dati di consumo: numero di messaggi e quantità di testo elaborata dall'AI (token), aggregati per azienda e giorno.
• Dati di contatto e contrattuali dei referenti dell'azienda cliente: [DA COMPLETARE se si gestisce fatturazione nella piattaforma].

I contenuti (conversazioni, documenti, testo estratto dai documenti, istruzioni degli assistenti) sono trattati per conto dell'azienda cliente: vedi il DPA.

4. Finalità e basi giuridiche

Non usiamo i dati per pubblicità, profilazione commerciale o per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

5. Dove sono conservati i dati e chi li tratta

L'infrastruttura è fornita da Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA, USA), che opera come sub-responsabile secondo il proprio Data Processing Addendum.

• Database (account, conversazioni, testo dei documenti, registro attività): Cloudflare D1 nell'Unione Europea.

• File dei documenti: Cloudflare R2 con giurisdizione UE.

• Elaborazione delle richieste: rete globale di Cloudflare (Workers), che può elaborare temporaneamente le richieste anche fuori dallo Spazio Economico Europeo.

• Generazione delle risposte AI: modello open source GPT-OSS 120B eseguito da Cloudflare Workers AI. I testi inviati al modello non vengono conservati dal servizio dopo la risposta. L'elaborazione può avvenire anche fuori dall'UE. Il modello è eseguito da Cloudflare: i testi non vengono inviati a OpenAI né ad altri fornitori di modelli.

• Creazione di immagini: modello FLUX.2 [klein] 9B di Black Forest Labs, eseguito da Cloudflare Workers AI senza conservazione dei dati da parte del servizio. La descrizione dell'immagine viene prima rielaborata da GPT-OSS 120B. Né la descrizione né l'immagine vengono inviate a Black Forest Labs, OpenAI o altri fornitori. Le immagini create sono salvate nell'archivio dell'azienda (UE), visibili solo a chi le ha create, e seguono la conservazione impostata dall'organizzazione.

• Comando vocale: quando l'utente detta un messaggio, la registrazione (massimo 2 minuti) viene trascritta dal modello Whisper large v3 turbo eseguito da Cloudflare Workers AI senza conservazione dei dati da parte del servizio. L'audio non viene salvato né su I-Privia né altrove: si usa solo per la trascrizione e poi si scarta. Il testo trascritto compare nel campo del messaggio e diventa parte della conversazione solo se l'utente lo invia. La funzione "Ascolta" legge le risposte con la sintesi vocale del computer o del telefono: il testo non viene inviato a servizi esterni da I-Privia. Il microfono si attiva solo dopo il consenso dato dall'utente nel browser.

• Connettori (facoltativi): se l'Owner li attiva, ogni persona può collegare il proprio Google Drive o Microsoft OneDrive/SharePoint, in sola lettura. I-Privia legge un file solo quando la persona lo sceglie per importarlo; il file viene copiato nell'archivio dell'azienda (UE) come un documento caricato a mano. Gli accessi (token) sono cifrati, non lasciano mai il server e vengono cancellati quando la persona scollega il servizio, quando l'Owner spegne il connettore o quando la persona esce dall'organizzazione; in quest'ultimo caso l'autorizzazione può restare elencata nell'account Google o Microsoft della persona, che può rimuoverla in ogni momento. Google e Microsoft trattano i dati secondo i contratti che l'azienda ha già con loro.

• Posta e calendario (facoltativi): se l'Owner li attiva, ogni persona può collegare la propria casella e il proprio calendario (Gmail e Google Calendar, oppure Outlook e calendario Microsoft). I-Privia legge un'email o gli impegni solo quando la persona lo chiede dalla chat, e il testo entra nella conversazione solo se la persona lo inserisce; posta e calendario non vengono copiati né conservati altrove. Le risposte vengono salvate come bozze nella casella della persona: I-Privia non invia email (per Outlook il permesso di invio non viene nemmeno richiesto). Gli appuntamenti si creano solo dopo la conferma della persona e senza inviti automatici. Gli accessi sono cifrati e si cancellano quando la persona scollega il servizio, quando l'Owner lo spegne o quando la persona esce dall'organizzazione.

• Social con Buffer (facoltativo): se l'Owner lo attiva, ogni persona può collegare il proprio account Buffer e, da una risposta dell'assistente, preparare un post: lo rilegge, lo corregge e decide se metterlo in coda o tra le bozze di Buffer. I-Privia invia a Buffer solo il testo del post confermato (niente immagini, documenti o conversazioni) e non pubblica nulla in automatico. Buffer (Buffer Inc., Stati Uniti) riceve il testo per pubblicarlo sul social scelto dalla persona: si tratta di un servizio che l'utente usa con un proprio account e alle proprie condizioni, con trasferimento del testo fuori dall'Unione europea [DA VERIFICARE CON IL LEGALE: garanzie di trasferimento di Buffer]. I-Privia chiede a Buffer solo i permessi per leggere l'elenco dei canali e creare post; il testo non viene salvato da I-Privia né scritto nei registri. L'accesso è cifrato e si cancella quando la persona scollega Buffer, quando l'Owner lo spegne o quando la persona esce dall'organizzazione.

• Ricerca web (facoltativa, spenta di partenza): se l'Owner la accende per l'organizzazione e la persona accende l'interruttore «Web» nella conversazione, l'assistente può cercare informazioni pubbliche su Internet tramite la Web Search API di Cloudflare. Al motore di ricerca Ceramic.ai (USA), che opera con conservazione zero delle richieste fatte tramite Cloudflare, arriva solo una breve frase di ricerca scritta dal modello (ad esempio «tassi BCE novembre 2026»): mai documenti, conversazioni, istruzioni o il nome della persona. Le frasi che contengono indirizzi email, numeri di telefono, IBAN, codici fiscali o partite IVA vengono scartate. La ricerca non viene usata nelle conversazioni che lavorano su documenti dell'azienda. I risultati (titolo, indirizzo e breve descrizione delle pagine) vengono salvati con la risposta come fonti.

• Attività programmate: ogni persona può programmare richieste all'assistente che il servizio esegue da solo all'ora scelta. Si salvano la richiesta, la frequenza e lo storico delle esecuzioni (conservato 180 giorni); ogni risultato è una conversazione della persona e segue la conservazione impostata dall'organizzazione. Le attività usano i permessi attuali della persona e vengono cancellate quando la persona esce dall'organizzazione.

• Email automatiche (inviti, reimpostazione della password, avvisi di sicurezza): inviate tramite Brevo, fornitore francese, con server nell'Unione Europea. A Brevo arrivano solo l'indirizzo email, il nome e il testo dell'email; le conversazioni e i documenti non vengono mai inviati.

Per i trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo, Cloudflare aderisce all'EU-U.S. Data Privacy Framework e utilizza le Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea. [DA VERIFICARE CON IL LEGALE: valutazione d'impatto sul trasferimento (TIA) per l'elaborazione AI.]

Non vendiamo né cediamo i dati a terzi. I dati possono essere comunicati ad autorità solo quando previsto dalla legge.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

Alla cessazione del contratto, i dati dell'azienda vengono cancellati dal database e dall'archivio dei file; restano solo le copie di sicurezza fino alla loro scadenza.

7. Sicurezza

Tra le misure adottate: separazione dei dati tra aziende verificata da test automatici, verifica in due passaggi obbligatoria per amministratori e titolari, password cifrate, cookie di sessione protetti, limiti ai tentativi, registro delle attività, dati e file in UE, revisioni di sicurezza indipendenti delle funzioni più delicate. Il dettaglio è nell'Allegato 2 del DPA.

8. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento: accesso ai dati (art. 15), rettifica (art. 16), cancellazione (art. 17), limitazione (art. 18), portabilità (art. 20), opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21).

• Per i contenuti (conversazioni, documenti) rivolgiti alla tua azienda, che è il titolare: Perselya la aiuterà a rispondere.
• In I-Privia puoi già scaricare i tuoi dati (Impostazioni → I tuoi dati e la privacy).
• Per gli altri dati scrivi a [DA COMPLETARE: contatto privacy]. Rispondiamo entro un mese.

Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Decisioni automatizzate

I-Privia non prende decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle persone (art. 22 GDPR). Le risposte dell'AI sono suggerimenti che l'utente valuta e può non utilizzare.

10. Modifiche

Aggiorneremo questa informativa quando cambieranno il servizio o le norme. La data dell'ultima versione è indicata in fondo alla pagina.